社内での動画共有はどのようにしたらいい?~様々な社内向け限定公開動画配信の方法をご紹介

社内向けの動画配信を行う企業が増えてきています
社内での動画共有に取り組んでいく法人さまは、社内報的な動画の利用方法や、動画を使った教育、経営陣メッセージなどにうまく活用し、短時間で効率の良い情報伝達を実現しているようです。

とはいえ、共有する目的によって異なった方法をとる必要があることも事実です。

本稿では、社内で動画を共有したいが、どうしたらいいものか・・とお悩みの方向けに、ある程度具体的なケーススタディとして、いくつかの状況における社内動画共有の方法をまとめてみます。

本稿の大前提として、PCやスマートフォンを使っての共有を行うこととします。

誰が見ても問題ない&どこにコピーされても問題ない場合の社内動画共有

「とりあえず社内共有できればいいかな」程度であれば、社内の共有サーバーや社内掲示板、サイボウズなどの管理システムに動画ファイルをアップロードしておけば良いでしょう。
G suits(GoogleApps)のデータ共有を使っても良いかもしれません。

ここにどういう動画を置いておいたので、見ておいてください、という連絡を行えばOKです。

ただし、この方法ではだれでもどこにでも動画をコピーできてしまうため、意図せず外部に動画ファイルが流出してしまう可能性もありますので、十分な注意が必要です。

社外秘の情報が含まれる動画などは、この方法で社内共有することは好ましくありません。

社外に動画データを持ち出してほしくない場合の社内向け動画配信

先々の経営方針を社長が話している動画や、各事業部の発表前の数値報告、独自の教育プログラムの動画などは、社外にオープンになっていいものではないでしょう。

こういった動画を社内で共有する場合は、先ほど書いたような、動画ファイルそのものを直接入手させるような方法をとってはいけません

最低限、「動画配信のためのサービス」を利用し、動画配信サービスから払い出される「動画ビューワー」「しかるべきところ」に設置して視聴させる方法をとるべきです。

「動画配信サービス」「動画ビューワー」とは
YouTubeのようなシステムをイメージしていただければいいのですが、YouTubeとは異なり、視聴を制限できるようなものをさします。
動画を登録すると、動画視聴のためのビューワーを、ほかの場所に張り付けるためのタグを払い出してくれるようなものとなります。
また特定のURLに張り付けられたタグでないと、動画視聴ができないような制御が行われるものが好ましいです。
適したシステムについては最後尾にてご紹介します。
「しかるべきところ」とは
最低限の条件として、
・社外からはアクセスできない場所であること
・動画ビューワーが設置できること
があげられます。
たとえば、イントラネットだけで見ることができる社内ポータルサイトや、社員しかID/PASSを保持しておらず、利用できないシステム(社内SNS、社内向けの動画共有システムなど)となります。

全国(世界)の拠点・支店・店舗からのみ視聴できるような社内動画共有の方法

会社の規模が大きかったり、店舗が多数ある場合などはどうでしょうか。

この場合、かけられるコストによって様々な方法が考えられますが、代表的なものは以下の3つかと思われます。

  1. 各支店の固定IPからしかアクセスできないWebサイトに動画を掲載する
  2. 社員にIDパスワードを配布し、それを使わないと視聴できないシステムを導入する
  3. 各支店をイントラネットでつなぎ、イントラネット内に動画共有システムを設置する

1については、たくさんの支店それぞれに固定IPアドレスが割り振られていれば可能です。
ただし、飲食チェーン店さまなどの事例では、すべての店舗に固定IPアドレスが割り振られているということはなさそうです。

2については、比較的行いやすい方法と言えます。
インターネット上にIDとパスワードが発行できる動画共有システムを構築し、そちらにアクセスをしたうえで、IDとパスワードを入力しないと視聴ができなくするという方法です。
スタッフごとにIDとパスワードを発行すれば、だれがいつ視聴したかなどのログも取れるでしょう。

3については、大企業などでよくある、拠点間ネットワーク網が整備されている前提での話です。
様々な事業所間をつないだイントラネットが存在すれば、その中に動画視聴用のシステムを設置するだけで、社内のみでの動画共有が行えます。
ただし、イントラネット上に設置可能な動画配信システムは非常に少ないです。

社内でも、部署や社員によってみられる動画を変えたい場合

社内でも、部署や社員によってみられる動画を変えたい場合は、単純に動画ビューワーをWebサイトに張り付けるだけでは実現できません

この場合は、社員ごとにIDを割り当て、そのIDごとに視聴コンテンツをコントロールする仕組みが必要となります。

たとえば、

  1. Webサイトであれば、社員アカウントや部署アカウントごとに見れるページを変える機能を付けて、そのページで動画を視聴できるようにしておく
  2. 動画の視聴コントロール(アカウントごとに異なった動画が視聴できる)が可能なシステムを利用する

といった方法があります。

そこまで多い本数でなければ1で事足りるでしょう。

ただ、たくさんの動画を視聴権限と合わせて適切に管理したい、となった場合は、やはり2の動画共有がきちんと行えるシステムを導入するのが良いです。
アカウント管理や動画コンテンツの管理がきちんと行えるものを選定しましょう。

インターネットに動画データを置きたくない場合

こういったケースもそれなりにあります。

公開前のCMであったり、非常に貴重なノウハウを動画で共有する場合、社内規定でインターネット上にデータを置くことができない場合があります。

この場合は、イントラネット上に動画を置いておく必要があります
ここまでで記載した方法を、イントラネットで実施するということになります。

イントラWebで視聴させたり、共有サーバーであれば特に問題はないでしょうが、視聴コントロールなども行う場合は、イントラネット上で動画配信をコントロールできるシステムを稼働させる必要があります

先ほども少し書きましたが、イントラネットに設置できる動画配信システムは実は非常に少ないです。

イントラネットに接続できるVPNを設置し、営業先でお得意さまに公開前CMを視聴してもらう事も可能となります。

社内向け動画共有に適したシステム

社内向けの動画共有を行う場合は、

  1. 配信先を限定できる配信システム
  2. ユーザーコントロールを含め、動画視聴用のポータルを作れるシステム

のどちらかを導入するといいでしょう。

1の場合は、

  • Jストリーム イクイップメディア
  • ブライトコーブ Video Cloud
  • MOOGA

等がおすすめです。
ドメインを指定した再生制限をかけることが可能です。

2の場合、すなわち視聴をさせるポータル構築を行う必要があったり、細かな視聴コンテンツのコントロールを行う必要がある場合は、専用のシステムを利用する必要があります。

ソーシャルキャストは、社内での動画共有に非常に適したシステムです。
実績も多数ございますので、よろしければお問い合わせください