オンラインミーティング、オンラインセミナー、オンライン説明会開催の重要ポイント(選定すべきシステム・実施までのオペレーション)

ライブ放送
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昨今のコロナウイルス騒動で、様々なイベントや説明会が中止になり、オンライン配信での開催が盛んになってきています。
また企業によっては、対面での打ち合わせを中止し、オンラインミーティングを実施している場合もあるようです。

確かにこの騒動の中、オンラインでのミーティング、イベントや説明会のライブ放送が脚光を浴びていますが、そもそも有用性が高い手法で従前より実施している企業も多数あります。

  • 集まる場所を準備する必要がない
  • 場所に移動する時間が必要ない
  • 一度実施できればそのあとは準備やオペレーションが楽(会場設営や受付がいらない)
  • 申込者のみが視聴できるようにしたり、有償化したりできる

弊社にも多数の相談が寄せられていますが、実施する規模感や内容によって、適したシステムや実施までのオペレーション方法が異なってきます。

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ライブセミナー・ミーティングを実施する際のポイント

ライブ放送でのミーティングやセミナーなどを行う際の重要なポイントは、利用目的と参加人数をきちんと想定し、利用するシステムを間違えないことです。
小規模でいいのに大規模向けのシステムを利用しようとしたり、大規模の準備が必要なのに、小規模向けシステムで何とか済ませたりしようとすると、お金が無駄になってしまうばかりか、そもそもことがうまく運びません。
そしてそれをマンパワーで何とかしようとしてトラブルが生じる場合があります。

本稿ではそのような事故が起こらないよう、どのようになシステムを選定し、どのように実施を行うべきかのチェック項目をご紹介します。

まず大まかに2種類の実施方法に分別し、最後にそれに適したシステムを紹介します。

参加人数を想定すれば必要なシステムとオペレーションがわかります

おおまかに、数名~20名程度(小規模)またはそれ以上(中規模~大規模)、という規模のくぎりで、利用に適したシステムやオペレーションが違ってきます。

まずはこの点を明確にしましょう。

小規模で実施する場合

20名程度までの規模の場合は、ほとんどの場合「ミーティング」という位置づけになるでしょう。
※ただし有料配信を行う場合はこの限りではありません。

  • 会社内での別拠点同士を接続してミーティングを行う
  • クライアントとのオンラインミーティングを行う
  • 小規模なオンラインセミナーを行う

この規模の場合は、おおむねコミュニケーションのために実施されるケースが多いため、双方向で動画や音声を確認できる機能が必要になってきます。
相手の様子をうかがいながら、文字通りミーティングを行うことができます。
また、特定少数での実施になるため、参加者の管理(参加受付)や有償化(課金)のためのシステムは必要ない場合がほとんどです。

ビデオ会議システムさえ準備が終わっていれば、「何時になったらこちらにアクセスしてください。」という情報を共有するだけで良いでしょう。

中規模~大規模人数で実施する場合、有料配信を行いたい場合

20名以上の場合は、セミナーやイベント、説明会といった内容になっているかと思います。
また、有料配信のケースでは、小規模ミーティング向けシステムは適していないので、課金ができるシステムを利用する必要があります。

  • 各種説明会をオンラインで実施する
  • セミナーをオンラインで実施する
  • スポーツ中継やミュージシャンのライブなどを実施する

中規模~大規模になってくると動画配信の双方向性は必要なくなり、

  • 申し込みを受け付ける
  • 申し込んだ方だけが視聴できる
  • 有料配信を行う場合は、課金の仕組みが備わっている

というオペレーションの自動化が重要になってきます。

数十人~数千人規模の参加者がいる場合は、コミュニケーションをとるためにチャット欄などを準備しておくことで十分対応が可能です。

実際、数十人の状況を動画で確認しながらセミナーなどを実施することは現実的に難しいでしょう。

参加人数が多い場合は配信者側から一方的に動画を配信しながら、チャットやコメントなどを確認してコミュニケーションをとり、イベントを進めます。

起こりがちなトラブル

ビデオ会議などで、双方向の映像配信や通話を行う場合、もっとも起こりやすいトラブルは「音声」にまつわるものです。
映像と異なり、音声はマイクへの入力や音声の大きさ、マイクの性能、スピーカーとのハウリングなど様々な要因でトラブルが起こります。
双方向通話の参加者には、必ず事前に音声通話がきちんと行えるかどうか確認してもらうよう伝えましょう。

一方方向の配信では、配信側がきちんと事前確認や対応をすれば良いだけなのであまり音声トラブルは起こりません。
もちろん確認を怠った場合は別です。

それぞれに適したシステム

必要な機能と必要なオペレーション(申し込みや課金など)がわかれば、あとはシステムを選定するのみです。
以下にご紹介するシステムは、それぞれ該当する規模感で利用する、課金や申込者を限定して配信することを前提として作られていますので、規模と目的に合わせて選んでみてください。

簡単に特徴などを添えてご紹介します。(2020年3月時点の情報となります)

小規模~20名規模(双方向前提)のオンラインミーティングに適したシステム

ベルフェイス

  • マンツーマン向け(商談など)
  • 有償
  • 録画可能(別途アプリを用意)
  • 音声通話は別途電話で行う(音声のトラブルが起こりにくい)
  • PCメインで考えたほうが良い
  • 簡単で使いやすい

ZOOM

  • 通常100人、別途費用で1000人まで同時に可能
  • プランによっては有償
  • 無料版の場合は40分の時間制限
  • 録画可能
  • 別途ソフトウェアのインストールが必要(PC、スマホとも)
  • 参加申し込み受付機能なし
  • 参加チケット自動配布機能なし

備考

  • 1000人までというのは実際は「視聴ができる」、程度ととらえてよい。
  • 双方向でコミュニケーションがとれるのはせいぜい10~20人程度までではないかと思われます。
    →カタログスペックでは45名までとなっているようです

GoogleMeet

  • 最大100人 プランによって最大250人
  • プランによっては有償
  • 通話時間制限なし
  • スマホでの参加のみアプリインストールが必要(PCではブラウザで可能)
  • 参加申し込み受付機能なし
  • 参加チケット自動配布機能なし

備考

  • 100人までというのは実際は「視聴ができる」、ととらえてよい。
  • 双方向でコミュニケーションがとれるのはせいぜい10~20人程度までではないか。

中規模以上でのライブ配信に適したシステム

視聴制限や課金が必要ない場合

YouTubeLive

  • アクセスすればだれでも見られる
  • 視聴者がだれか、という情報はわからない
  • 広告が入る
  • 無料

視聴制限や参加者申し込み受付、課金が必要な場合

ソーシャルキャスト

  • 参加申し込みをした人のみ視聴させることが可能
  • 有料のライブ放送を行うことが可能(決済機能)
  • 上記は自動化されている
  • 有償
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